Dokumentasi dan rekod: beringat sebelum kena

Teks: Wan Kamariah Wan Ahmad

Foto: Carian Google

Bismillahirrahmanirrahim..

Disember baru bermula, bulan terakhir dalam tahun perakaunan rasmi kebanyakan syarikat. Ia juga merupakan bulan paling sibuk. Rekod-rekod disemak, segala dokumentasi perlu dikemaskini. Apa lagi orang yang sama perlu juga melayan pelanggan yang masuk ke kedai.

Banyak syarikat kecil kurang mengambil perhatian tentang pemfailan rekod sebegini. Biasanya ia melibat pembelian atau bayaran upah secara tunai yang tidak ada resit atau bil. Sebaiknya buatlah baucer bayaran sebagai bukti rekod keluar duit. Jangan pula sampai perlu membayar denda atau saman yang tidak sepatutnya. Kalau terlepas tak apa. Kalau dah kena, "tak habis makan" la jawabnya.

Teringat seorang rakan kontraktor kelas F datang mengadu dan meminta nasihat majikan saya tentang permasalahan berkaitan. Beliau terlibat dalam kerja-kerja subkontrak dan mengupah tukang-tukang kampung mengikut projek secara upah harian. Bayaran dibuat mengikut sekali seminggu di tapak projek. Tiada rekod bayaran upah antara kontraktor dan tukang secara bertulis di catat.

Begitulah cara beliau bekerja selama bertahun-tahun sehingga satu hari beliau dikunjungi seorang ejen percukaian yang dilantik oleh LHDN. Apabila terdapat baki akaun yang tidak logik berbanding hasil audit yang diisytiharkan, pasti akan membuka ruang-ruang kecurigaan  dari pihak percukaian. Tambahan pula, ejen-ejen luar yang dilantik ini bakal diberi komisyen jika ada kutipan berjaya dibuat.

Sejujurnya saya bukanlah pakar kewangan atau perakaunan. Ilmu ditambah sedikit demi sedikit mengikut keperluan semasa. Sebaiknya berbincanglah dengan auditor yang anda lantik tentang apa dokumentasi yang diperlukan. Beringatlah sebelum kena.

Rekod-rekod keluar masuk kewangan, rekod penghutang dan pemiutang serta stok bukan sahaja penting untuk tujuan analisa keadaan perniagaan dan percukaian, tetapi yang paling utama adalah untuk kiraan zakat apabila cukup haul dan nisab perniagaan berdasarkan kiraan kalendar hijriah dengan tepat. Anda mungkin boleh lari dari pegawai percukaian lantikan kerajaan, tapi bukan auditor lantikan Allah.

Jaga hak Allah, jaga hak orang, pasti Allah jaga hak kita.

Wassalam.